Gestionar cualquier tipo de proyecto requiere saber administrar el tiempo y los recursos de forma adecuada Para hacerlo de manera eficiente, es conveniente usar herramientas que nos apoyen en el proceso, ya que tendremos que manejar elementos como los diagramas, calendarios, estadísticas, gráficos, tablas…
Actualmente todos ellos han pasado de ser procesados manualmente a ser optimizados con novedosas herramientas digitales, a las que se puede acceder a través de sistemas alojados en la nube. Esto hace posible el manejo de la herramienta desde cualquier lugar del mundo.
Con ellas, el control y supervisión de todos los aspectos del proyecto están garantizados y los equipos de trabajo pueden también participar desde cualquier lugar. Además, hoy en día podemos encontrar sistemas que pueden adaptarse a diferentes estilos de proyecto y diferentes estilos de gestión. Estas son algunas herramientas en la nube que se están volviendo populares entre los usuarios.
Asana
Asana es una herramienta que ofrece la gestión de proyectos en ambientes colaborativos. Es allí donde se impone como una gran opción para la gestión de proyectos. Además de tener sus propias funciones, Asana también puede integrarse con más de 200 aplicaciones. Esto hace posible centralizar toda la información necesaria para gestionar un proyecto en una sola plataforma.
Una de sus principales funciones es realizar un estricto seguimiento y control de todas las tareas asignadas a los miembros del equipo, aunque sus funciones más relevantes incluyen lo siguiente:
- Fijación de listas en primer plano para que los miembros del equipo sepan de inmediato que está pendiente.
- Cronograma de trabajo para visualizar cómo se desarrolla el proyecto a medida que pasa el tiempo
- Emisión de diferentes gráficos en tiempo real para detectar posibles problemas fácilmente.
- Personalización de los flujos de trabajo, permitiendo incluso agregar fotos de los miembros encargados de cada proyecto.
Centralita Virtual
La centralita virtual es una herramienta de telefonía IP, es decir, que funciona a través de Internet y que sirve para gestionar las comunicaciones en una empresa. Está enfocada a colaborar en la gestión de proyectos que requieran una comunicación fluida con los clientes, aunque algunas también incluyen sistemas avanzados de comunicación interna a través de voz, vídeo y chat. Con ella, no es necesario cambiar de aplicación en función de si queremos hablar con nuestros clientes o con nuestro equipo.
Todo esto se logra a través de dos protocolos: SIP y WebRTC. En función del proveedor, utilizará uno u otro, aunque es cierto que el más adecuado para la gestión de proyectos es WebRTC, ya que favorece la movilidad al permitir el acceso desde el navegador de cualquier dispositivo. Las funcionalidades más destacadas de la centralita virtual son:
- Diferentes opciones de números telefónicos que pueden ser locales de diferentes provincias, internacionales o de red inteligente con prefijos 900 o 902.
- Las más avanzadas permiten la integración con sistemas CRM para mantener centralizada toda la información y que los agentes de atención telefónica puedan acceder a ella fácilmente.
- Opción de cobro telefónico con tarjeta, avalado por el sistema de calidad PCI, que garantiza la máxima seguridad y transparencia.
Slack
Slack es una herramienta que poco a poco ha ido ganando terreno en todo el mundo. Destaca por ofrecer miles de opciones de integración con otros sistemas y plataformas. Su idioma original es inglés pero también cuenta con su versión en idioma español. Está enfocada a lograr la máxima productividad de los proyectos usando las siguientes herramientas:
- Organización mediante canales que agrupan personas que están unidas por un proyecto.
- Funciona como sede digital al ofrecer comunicación mediante video, chat, audio en vivo o en diferido y la posibilidad de compartir pantallas. Además es posible visualizar los clips en diferentes velocidades o en transcripción.
- Con Slack Connect es posible manejar todos los correos, notificaciones y avisos desde la aplicación.
Slack tiene un plan gratuito que posee la cantidad de funciones suficientes para determinar si es la herramienta que conviene a tu negocio o no.
Trello
Trello es una herramienta muy buena para proyectos colaborativos y también para proyectos en solitario. Para comenzar a usarlo solo debes crear un tablero dentro de los espacios de trabajo. En cada tablero puedes crear listas, tareas y equipos. A medida que se van cumpliendo los objetivos, los puedes mover a otras listas que indiquen que ya han sido completados.
Trello también ofrece varias plantillas de modelos de proyectos que puedes aprovechar como guía para crear tus propios proyectos. Lo mejor es que aunque comiences a usarlo en solitario, luego es muy fácil escalar para crear equipos e invitar miembros a unirse a los proyectos. Otras de sus funciones incluyen lo siguiente:
- Su interfaz es muy intuitiva y funciona con solo arrastrar o soltar las tarjetas.
- Posibilidad de personalizar tu tablero.
- Las plantillas ofrecen modelos para diferentes áreas de negocio, como pueden ser educación, finanzas, marketing…
- Está disponible en varios idiomas.
Trello ofrece una versión gratuita que te permite disfrutar tableros ilimitados para proyectos individuales. Para proyectos colaborativos y de equipos existen planes con precios muy competitivos.
La gestión de un proyecto requiere el manejo de gran cantidad de información y tareas. El desarrollo actual de las herramientas para gestionarlos ha abierto un amplio abanico de opciones para aumentar la productividad sin límite de espacio, tiempo, y ubicación. Esta es la nueva era de los proyectos.